Organizar as finanças é uma das tarefas mais estratégicas para quem vive do varejo e de serviços, e não apenas um detalhe contábil. Ediney Jara de Oliveira, expõe que no começo da jornada, muitos empreendedores subestimam o impacto de um controle financeiro bem-feito, e é aí que as perdas começam a crescer silenciosamente. Por isso, cuidar das finanças é uma forma de proteger o negócio contra imprevistos, manter a competitividade e criar margem para investir em crescimento, mesmo em cenários econômicos desafiadores.
Continue lendo e saiba a importância de organizar as finanças com algumas dicas e orientações de sucesso!
Por que organizar as finanças é vital para o comércio
No comércio, a movimentação de caixa é intensa: entradas e saídas diárias, compras de estoque, despesas fixas, prazos com fornecedores e clientes. Sem organização, o empreendedor pode até vender bem e, mesmo assim, não enxergar lucro no fim do mês. Segundo Ediney Jara de Oliveira, o primeiro ganho da organização financeira é a visibilidade: saber com clareza quanto entra, quanto sai e quais são as reais margens de cada produto ou serviço.
Outro ponto essencial é a previsibilidade. Quando o fluxo de caixa é acompanhado e projetado, o comerciante consegue antecipar períodos de baixa, planejar promoções com mais segurança e negociar prazos com fornecedores sem comprometer o pagamento de contas básicas. De acordo com essa visão, a organização financeira não serve apenas para “apagar incêndios”, mas para permitir decisões mais estratégicas, como a expansão do mix de produtos ou a abertura de uma nova unidade.
Além disso, uma gestão financeira estruturada aumenta a confiança de bancos, parceiros e investidores. Comerciante que apresenta números claros e organizados transmite segurança, o que facilita a obtenção de crédito em melhores condições. Essa credibilidade é um ativo intangível que pode fazer diferença em momentos de renegociação ou busca de capital para crescer.
Como fazer o diagnóstico financeiro do seu comércio
Antes de aplicar qualquer mudança, é importante entender a situação atual do negócio. Isso começa com um diagnóstico financeiro simples, mas consistente. Conforme alude Ediney Jara de Oliveira, esse diagnóstico deve abranger pelo menos três frentes: fluxo de caixa, estrutura de custos e desempenho por produto ou serviço. O fluxo de caixa mostra o caminho do dinheiro ao longo do tempo, a estrutura de custos revela onde estão os maiores gastos, e o desempenho por item indica o que realmente gera resultado.
O primeiro passo é reunir informações: extratos bancários, notas fiscais de compra, relatórios de vendas, despesas com folha de pagamento, impostos, aluguel e demais contas. Mesmo que no início haja falhas nos registros, o esforço de consolidar esses dados já ajuda a enxergar padrões. Ao classificar receitas e despesas por categorias, o comerciante começa a identificar onde há desperdícios, quais custos poderiam ser renegociados e quais produtos são mais ou menos rentáveis.
Em seguida, vale analisar a relação entre volume vendido e margem de lucro, isso porque, produtos que vendem muito, mas têm margem muito baixa, podem estar ocupando espaço e esforço sem contribuir para o resultado. Ediney Jara de Oliveira demonstra que entender essa relação é fundamental para ajustar o mix de produtos, criar campanhas focadas nos itens mais rentáveis e reduzir a dependência de itens que giram, mas não geram lucro real.
Erros comuns que geram perdas no comércio
Entre os erros mais comuns está a mistura de finanças pessoais com as da empresa. Quando o caixa do comércio é usado para cobrir gastos pessoais, perde-se a noção do resultado real do negócio. Essa prática é uma das principais responsáveis por sensações como “vendo bem, mas nunca sobra dinheiro”. Sem separar contas, o empresário não sabe se o problema está na operação ou na retirada excessiva de recursos para uso pessoal.
Outro erro frequente é não registrar pequenas despesas, como fretes, pequenas manutenções, taxas bancárias e compras de última hora. Essas despesas parecem irrelevantes quando vistas isoladamente, mas, somadas ao longo do mês, podem representar uma fatia importante do faturamento. Junto a isso, a falta de controle de estoque leva a perdas com produtos vencidos, danificados ou esquecidos nas prateleiras, impactando diretamente a lucratividade.
Por fim, muitos comércios deixam de monitorar indicadores financeiros simples, como prazo médio de recebimento e prazo médio de pagamento. Quando o dinheiro demora muito a entrar, mas as contas vencem rapidamente, forma-se um descompasso que exige capital de giro maior ou leva ao atraso em pagamentos. Como frisa Ediney Jara de Oliveira, acompanhar esses prazos é crucial para renegociar condições e reduzir a necessidade de recorrer a linhas de crédito caras.
Dicas práticas para organizar finanças e reduzir perdas
Depois do diagnóstico e do reconhecimento dos erros mais comuns, é hora de partir para ações práticas. Abaixo, seguem dicas para comércio que ajudam a organizar as finanças e reduzir perdas no dia a dia:
- Separe totalmente as finanças pessoais das empresariais: Defina um pró-labore mensal e registre essa retirada no fluxo de caixa. Evite usar o caixa da loja para cobrir despesas pessoais, mesmo que pequenas. Ao separar contas, você passa a enxergar com clareza o desempenho real do negócio e consegue planejar melhor quanto pode retirar sem comprometer a saúde financeira.
- Implemente um controle diário de fluxo de caixa: Registre todas as entradas e saídas, inclusive pequenas despesas, usando uma planilha ou sistema de gestão. Reserve alguns minutos ao fim do dia para conferir o saldo, as vendas e os pagamentos realizados. Esse hábito permite decisões rápidas, como adiar um gasto não essencial ou antecipar a negociação com um fornecedor.
- Revise contratos com fornecedores e serviços: Analise periodicamente as condições de compra de mercadorias, fretes, serviços de telefonia, internet, meios de pagamento e banco. Muitas vezes é possível renegociar prazos, descontos ou taxas. Revisões contratuais regulares podem gerar economia significativa ao longo do ano, sem prejudicar a operação.
- Fortaleça o controle de estoque para evitar perdas ocultas: Faça inventários periódicos, compare estoque físico com registros e identifique itens parados, vencidos ou de baixa saída. Planeje compras com base em histórico de vendas e sazonalidades, reduzindo excesso de mercadorias. Um estoque mais enxuto, mas bem planejado, libera caixa e diminui desperdícios.
- Defina margens de lucro e revise a precificação: Avalie se os preços praticados cobrem todos os custos, impostos e ainda geram a margem desejada. Recalcule a precificação quando houver aumento de custos ou mudança na estratégia comercial. Produtos com pouca margem podem ser reposicionados, transformados em itens de atratividade ou substituídos por alternativas mais rentáveis.
- Monitore prazos de recebimento e pagamento: Busque reduzir o prazo para receber de clientes e, sempre que possível, ampliar o prazo com fornecedores. Esse equilíbrio diminui a pressão sobre o caixa. Quando isso não for possível, planeje o capital de giro necessário para manter as obrigações em dia, evitando juros e multas que corroem o resultado.
- Use ferramentas de apoio à gestão financeira: Sistemas de gestão, aplicativos e planilhas bem estruturadas ajudam a automatizar registros e gerar relatórios. Mesmo soluções simples já trazem ganhos importantes em organização e agilidade. Assim como aponta Ediney Jara de Oliveira, o importante é que a ferramenta seja utilizada com disciplina, tornando-se parte da rotina e não um recurso eventual.
Construindo uma cultura financeira no dia a dia da equipe
Organizar as finanças não é um evento pontual, mas um processo contínuo. Envolver a equipe é fundamental para sustentar esse padrão ao longo do tempo. Quando vendedores, caixas e gestores entendem a importância de registrar corretamente as vendas, evitar desperdícios e respeitar políticas de descontos, o impacto aparece diretamente no resultado. E como explica Ediney Jara de Oliveira, criar essa cultura começa com transparência e treinamento.
Estabelecer rotinas claras, como conferência diária de caixa, registro de quebras e perdas, revisão de preços e acompanhamento de metas, ajuda a manter todos alinhados. Ao compartilhar indicadores simples, como faturamento do dia, ticket médio e metas semanais, o gestor gera senso de responsabilidade e pertencimento. Isso contribui para uma postura mais cuidadosa com recursos, prazos e estoques.
Por fim, é importante revisar periodicamente as estratégias financeiras e ajustar o que for necessário. O cenário econômico muda, o comportamento do consumidor evolui e novas oportunidades aparecem. Negócios que acompanham esses movimentos com números na mão conseguem reagir mais rápido. Ao aplicar essas dicas para o comércio e fortalecer a organização financeira, o empreendedor reduz perdas, aumenta a previsibilidade e abre espaço para crescer com mais segurança e consistência.
Autor: Davis Wilson